Kunde:

Die Handelsfirma K. aus Stuttgart ist seit 2010 im B2B-Großhandel für Elektroinstallationsmaterial tätig. Mit rund 45 Mitarbeitenden und einem Jahresumsatz von ca. 12 Mio. € beliefert das Unternehmen Handwerksbetriebe und mittelständische Bauunternehmen in Süddeutschland.

Ausgangssituation und Problemstellung:

Der Auftragseingang erfolgte bisher überwiegend per E-Mail. Die Kunden schickten PDF-Bestellungen oder einfache Textnachrichten, die anschließend von Mitarbeitenden manuell ins ERP-System (Microsoft Dynamics NAV) übertragen wurden. Dieser Prozess war fehleranfällig und zeitintensiv:

• 1–2 Arbeitstage Bearbeitungszeit pro Großauftrag

• Hohe Fehlerquote von ca. 8 % (falsche Artikelnummern, Tippfehler bei Mengen)

• Hohe Belastung des Vertriebsteams: Rund 25 Stunden/Woche gingen allein für manuelle Dateneingaben verloren

Das Management stellte fest, dass die Fehler nicht nur Kosten verursachten, sondern auch die Kundenzufriedenheit beeinträchtigten.

Lösung und Vorgehensweise:

Unser Ansatz bestand darin, einen durchgängigen digitalen Workflow zu schaffen, der den Auftragseingang von der E-Mail bis ins ERP-System automatisiert:

1. E-Mail-Integration & Dokumentenerkennung:

   • Eingehende Bestellungen werden automatisch im Posteingang erkannt und klassifiziert.

   • Mit einer OCR-Lösung (ABBYY FlexiCapture) werden Bestelldaten aus PDFs und Text-E-Mails ausgelesen.

2. Validierung & Business Rules:

   • Artikelnummern und Mengen werden automatisch gegen den Produktstamm im ERP abgeglichen.

   • Fehlende oder falsche Angaben lösen einen automatischen Hinweis an den zuständigen Mitarbeiter aus.

3. ERP-Integration:

   • Über eine direkte Schnittstelle (REST-API) zu Microsoft Dynamics NAV werden die geprüften Bestelldaten automatisch in Aufträge umgewandelt.

4. Benachrichtigung & Monitoring:

   • Das Vertriebsteam erhält Benachrichtigungen in Microsoft Teams, sobald ein Auftrag erfolgreich erstellt wurde.

   • Ein Dashboard (Power BI) gibt Übersicht über alle Bestellungen, Verarbeitungszeiten und mögliche Fehler.

Ergebnisse:

Die Einführung des automatisierten Workflows führte zu messbaren Verbesserungen:

• 80 % Zeitersparnis bei der Auftragsbearbeitung (30 Minuten pro Auftrag statt 1–2 Tage)

• Reduktion der Fehlerquote von 8 % auf unter 1 %

• Entlastung des Vertriebsteams um ca. 20 Stunden pro Woche

• Verbesserte Kundenzufriedenheit: 92 % der Bestellungen werden nun noch am selben Tag bestätigt

Langfristiger Nutzen:

Dank des automatisierten Prozesses kann die Firma K. nun 30 % mehr Aufträge bearbeiten, ohne zusätzliches Personal einzustellen. Außerdem schafft die Lösung eine solide Basis für weitere Digitalisierungsschritte, etwa die Anbindung eines Kundenportals mit Self-Service-Bestellungen.