Kunde:

Die Beratungsfirma S. aus Frankfurt am Main ist seit 2012 auf Steuer- und Finanzberatung spezialisiert. Das Unternehmen beschäftigt 25 Mitarbeitende und betreut rund 200 mittelständische Kunden in ganz Hessen. Der Jahresumsatz liegt bei ca. 6 Mio. €.

Ausgangssituation und Problemstellung:

Ein zentraler Teil der Dienstleistung war die Erstellung und Versendung von monatlichen Finanz- und Steuerreports an die Mandanten. Der Prozess war vollständig manuell:

• Daten aus dem Buchhaltungsprogramm (DATEV) wurden von Mitarbeitenden exportiert

• Inhalte mussten in Excel konsolidiert und in Word-Berichte übertragen werden

• Anschließend wurden PDFs erstellt und per E-Mail an die Kunden versendet

Dieser Prozess war zeitaufwendig und fehleranfällig:

• 2–3 Stunden pro Kunde für die Berichtserstellung

• Insgesamt 120+ Arbeitsstunden pro Monat nur für Reportings

• Hohe Belastung für Junior-Consultants, die kaum Zeit für Beratungsleistungen hatten

• Fehler in Zahlen oder fehlende Dateien führten zu Kundenbeschwerden

Lösung und Vorgehensweise:

Wir haben den Reporting-Prozess durch einen automatisierten Workflow digitalisiert und standardisiert:

1. Datenintegration:

   • Direkte Anbindung von DATEV über eine API-Schnittstelle.

   • Automatischer Abruf der Finanz- und Steuerdaten für jeden Mandanten.

2. Automatisierte Reportgenerierung:

   • Erstellung von standardisierten Reportvorlagen in Power BI und Microsoft Word.

   • Generierung von PDF-Reports per Knopfdruck – vollständig automatisiert.

3. E-Mail-Workflow:

   • Automatische Erstellung von E-Mails mit personalisierter Anrede.

   • PDF-Reports werden direkt angehängt und über Microsoft Outlook verschickt.

   • Versand-Status wird im CRM (HubSpot) dokumentiert.

4. Qualitätssicherung:

   • Implementierung von Validierungsregeln: fehlende Daten oder Unstimmigkeiten führen zu einem Warnhinweis.

   • Alle versendeten Reports werden revisionssicher im DMS (DocuWare) archiviert.

Ergebnisse:

Die Einführung der Workflow-Automatisierung führte zu deutlichen Effizienzsteigerungen:

• Reduzierung der Bearbeitungszeit von 2–3 Stunden auf 10 Minuten pro Mandant

• Einsparung von ca. 110 Arbeitsstunden pro Monat

• Fehlerquote um über 90 % reduziert

• Mitarbeiterzufriedenheit deutlich gestiegen, da repetitive Aufgaben wegfallen

• Kunden profitieren von schnelleren und fehlerfreien Reports

Langfristiger Nutzen:

Die Beratungsfirma S. kann nun mehr Kapazitäten für Beratung und Kundenbetreuung einsetzen. Gleichzeitig steigt die Skalierbarkeit: Das Unternehmen kann ohne zusätzliche Mitarbeitende deutlich mehr Mandanten betreuen. Die Lösung ist erweiterbar, z. B. durch Dashboards im Kundenportal, sodass Mandanten Reports jederzeit online abrufen können.