Kunde:

Die Produktionsfirma H. mit Sitz in Bremen fertigt seit 1998 Metallkonstruktionen für die Bauindustrie. Das Unternehmen beschäftigt rund 80 Mitarbeitende, betreibt eine eigene Fertigungshalle und beliefert Bauunternehmen in ganz Deutschland. Der Jahresumsatz liegt bei ca. 25 Mio. €.

Ausgangssituation und Problemstellung:

Die Beschaffungsprozesse des Unternehmens waren stark papierbasiert und mit manuellen Freigaben verbunden. Wenn Mitarbeitende Materialien oder Ersatzteile benötigten, mussten sie:

• Anträge in Papierform oder per E-Mail an die Einkaufsabteilung schicken

• Auf die Genehmigung durch mehrere Abteilungen warten

• Teilweise bis zu 10 Tage auf die endgültige Freigabe warten

Dies führte regelmäßig zu Verzögerungen in der Produktion, da Materialien nicht rechtzeitig verfügbar waren. Die Folgen:

• Verzögerungen bei 15 % der Aufträge aufgrund fehlender Materialien

• Hohe interne Reibungsverluste zwischen Einkauf, Produktion und Management

• Geringe Transparenz über offene Anträge und deren Status

Lösung und Vorgehensweise:

Wir haben einen digitalen Workflow für die Beschaffung entwickelt, der alle Schritte vom Antrag bis zur Genehmigung automatisiert und transparent abbildet:

1. Digitalisierung der Anträge:

   • Einführung eines webbasierten Formularsystems (Microsoft Power Apps) für Bestellanforderungen.

   • Alle Mitarbeitenden können Bedarfe direkt online erfassen.

2. Automatisierte Genehmigungsprozesse:

   • Workflows in Power Automate regeln, welche Anträge automatisch an wen weitergeleitet werden (z. B. Abteilungsleiter, Einkauf, Geschäftsführung).

   • Genehmigungen können per Klick erfolgen – auch mobil über Smartphone oder Tablet.

3. Integration mit ERP:

   • Über eine Schnittstelle zu SAP Business One werden freigegebene Bestellungen direkt ins ERP-System übertragen.

   • Lieferantenbestellungen werden automatisch generiert.

4. Transparenz & Monitoring:

   • Einrichtung eines Dashboards (Power BI), das alle offenen, genehmigten und erledigten Anträge in Echtzeit zeigt.

   • Eskalationsregeln: Wenn ein Antrag länger als 48 Stunden unbearbeitet bleibt, erhält der nächste Vorgesetzte automatisch eine Erinnerung.

Ergebnisse:

Die Optimierung der Beschaffungsprozesse brachte deutliche Effizienzgewinne:

• Reduzierung der Durchlaufzeit von 10 Tagen auf 2 Tage

• Verzögerungen in der Produktion um 70 % reduziert

• 100 % Transparenz über Status und Verantwortlichkeiten

• Mitarbeitende berichten über deutlich einfachere und schnellere Abläufe im Alltag

Langfristiger Nutzen:

Die Produktionsfirma H. kann nun flexibler auf Materialengpässe reagieren und die Produktion zuverlässig planen. Der neue Workflow ist skalierbar und kann bei Bedarf um weitere Module (z. B. Budgetkontrolle, Lieferantenbewertung) erweitert werden. So entsteht eine nachhaltige Basis für die digitale Transformation des Unternehmens.