Kunde:

Ein E-Commerce-Dienstleister aus Köln, spezialisiert auf Fulfillment und Logistiklösungen. Rund 20 Mitarbeitende, 100 aktive B2B-Kunden.

Ausgangssituation und Problemstellung:

Die Angebotserstellung erfolgte bisher manuell in Excel und Word, basierend auf individuellen Kundenanfragen.

• 30–40 Angebote pro Woche

• Hoher Zeitaufwand (20–30 Minuten pro Angebot)

• Fehleranfällige Preisberechnungen

• Keine zentrale Nachverfolgung

Lösung und Vorgehensweise:

Wir entwickelten einen automatisierten Workflow mit n8n, der Angebots- und Rechnungsprozesse vollständig digitalisiert:

• Datenintegration:
  Verbindung zwischen CRM (HubSpot), ERP (Lexoffice) und E-Mail-System.

• Angebotserstellung:
  Automatische Generierung von Word/PDF-Angeboten basierend auf Produktdaten und Preisregeln.

• Rechnungsworkflow:
  Nach Auftragsbestätigung wird automatisch eine Rechnung erstellt und verschickt.

• Benachrichtigungssystem:
  n8n informiert den Vertrieb per Slack über neue Anfragen oder Statusänderungen.

Ergebnisse:

• Zeitersparnis von über 90 % pro Angebot

• Null Tippfehler bei Preisen

• Einheitliche Angebotsstruktur und CI

• Bessere Nachverfolgbarkeit durch CRM-Anbindung

Langfristiger Nutzen:

Der automatisierte Prozess lässt sich leicht skalieren und wird künftig durch KI erweitert – etwa zur intelligenten Preisanalyse und Angebotsempfehlung auf Basis vergangener Projekte.