Kunde:

Ein Bau- und Projektmanagementunternehmen aus München mit 60 Mitarbeitenden, spezialisiert auf Großprojekte im öffentlichen Sektor.

Ausgangssituation und Problemstellung:

Das Unternehmen musste wöchentlich hunderte Bauprotokolle, Verträge und Planungsdokumente prüfen.

• Die manuelle Prüfung dauerte mehrere Stunden pro Projekt.

• Viele Informationen waren unstrukturiert (PDFs, Scans).

• Fehler in Vertragsfristen führten zu finanziellen Nachteilen.

Lösung und Vorgehensweise:

Wir implementierten ein KI-System zur Dokumentenanalyse und Prozessautomatisierung:

• OCR & Parsing:
  Automatisches Einlesen von PDFs und Scans mit Texterkennung.

• Sprachmodell-Analyse:
  KI (lokal betrieben mit Ollama) extrahiert relevante Informationen: Projektname, Fristen, Verantwortlichkeiten.

• Validierung:
  KI prüft Dokumente auf fehlende Unterschriften, Fristverstöße oder widersprüchliche Angaben.

• Integration:
  Ergebnisse werden automatisch ins interne DMS (DocuWare) importiert und mit dem Projekt verknüpft.

Ergebnisse:

• Zeitaufwand für Dokumentenprüfung um 85 % reduziert

• Vollständige Transparenz über Projektunterlagen

• Minimierung menschlicher Fehler

• Schnellere Reaktionszeiten auf Fristenänderungen

Langfristiger Nutzen:

Das Unternehmen plant, die Lösung in ein internes Portal zu integrieren, sodass Projektleiter KI-Auswertungen in Echtzeit abrufen können.