DEMO · RECHTSANWALTSKANZLEIEN
Sie schicken einen Entwurf, der Mandant antwortet per E-Mail und später kommt noch eine Ergänzung. Auf welche Fassung bezieht sich die Antwort? Eine digitale Dokumentenfreigabe für Rechtsanwaltskanzleien hält den Entwurf und die Rückmeldungen zusammen. Mandanten kommentieren direkt die passende Stelle und geben eine bestimmte Version frei.
Ein Entwurf wurde per E-Mail versendet und später überarbeitet. Bei der nächsten Rückmeldung ist unklar, auf welche Fassung sich der Mandant bezieht.
Der Mandant sieht, welche Fassung aktuell ist und wann Sie sie bereitgestellt haben. Frühere Versionen kann er weiterhin ansehen. Seine Fragen bleiben bei der Version, zu der er sie gestellt hat.
Beispiel: Die Kanzlei stellt Version 2 eines Schreibens bereit. Eine ältere Rückmeldung zu Version 1 bleibt im Verlauf sichtbar und wird nicht als Zustimmung zur neuen Fassung behandelt.
Ein Hinweis steht in einer E-Mail, eine Ergänzung kommt telefonisch. Die Kanzlei muss Rückmeldungen zusammentragen und klären, welche Angabe geändert werden soll.
Mandanten nennen die betroffene Stelle und beschreiben ihre Frage oder Ergänzung direkt bei der bereitgestellten Version. Ihre Kanzlei sichtet die Rückmeldungen, kann nachfragen und eine überarbeitete Fassung veröffentlichen. Interne Notizen bleiben von den sichtbaren Antworten getrennt.
Beispiel: Im Entwurf fehlt eine Zahlung. Die Mandantin nennt den betreffenden Absatz und ergänzt Datum und Betrag. Die Kanzlei prüft die Angabe und stellt eine neue Version bereit.
Eine kurze Antwort wie „passt“ steht getrennt vom Dokument. Es bleibt unklar, welche Version geprüft wurde und ob später noch etwas geändert wurde.
Vor der Freigabe sieht der Mandant, welche Version er bestätigt und worauf sich diese Bestätigung bezieht. Bei einer neuen Fassung ist eine erneute Rückmeldung erforderlich. Welche Freigabe Ihre Kanzlei benötigt und wie sie dokumentiert wird, legen wir mit Ihnen fest.
Beispiel: Die Mandantin gibt Version 3 nach Prüfung frei. Die Demo dokumentiert diese Rückmeldung; ein Versand an die Gegenseite oder ein Gericht wird dadurch nicht ausgelöst.
Geben Sie eine Rückmeldung zu einem Absatz. Wechseln Sie zur Kanzleiansicht, beantworten Sie den Hinweis und stellen Sie eine neue Fassung bereit. Anschließend können Sie die aktuelle Version als Mandant freigeben.
Fiktive Kanzlei, Personen und vereinfachte Beispieltexte. Es werden keine Nachrichten oder Schreiben versendet. Die Freigabe dokumentiert nur die Zustimmung zu einer bestimmten Textversion in der Demo; sie erzeugt keine elektronische Signatur und löst keine rechtlichen Schritte aus. Nach dem Neuladen wird der Ausgangszustand wiederhergestellt.
Digitale Entwurfsabstimmung für Rechtsanwaltskanzleien
Bei welchen Schreiben bitten Sie Ihre Mandanten um eine Prüfung? Davon gehen wir bei der digitalen Entwurfsabstimmung aus. Für die Dokumentenabstimmung mit Mandanten entwickeln wir einen Ablauf, in dem sie die aktuelle Fassung lesen, Fragen stellen und ihre Zustimmung zur passenden Version geben können.
Wir klären, welche Schreiben oder anderen Entwürfe Sie zur Prüfung bereitstellen und wie Mandanten Rückmeldungen zuordnen sollen: zum gesamten Dokument, zu Absätzen oder zu bestimmten Angaben. Ihre Kanzlei entscheidet, welche Hinweise geklärt sind und welche in einer neuen Fassung berücksichtigt werden.
Jede bereitgestellte Fassung muss eindeutig erkennbar bleiben. Wir stimmen Versionsbezeichnungen, Änderungsbeschreibungen und den Umgang mit offenen Rückmeldungen ab. Gemeinsam definieren wir, was eine Freigabe in Ihrem Ablauf bedeutet, wer sie erteilen darf und wie die Bestätigung dokumentiert wird.
Sie erstellen Ihre Schreiben weiterhin dort, wo Sie es gewohnt sind. Gemeinsam klären wir, wie ein Entwurf anschließend zum Mandanten kommt und wie Ihr Team die Antworten bearbeitet. Eine eigene Anwendung dafür können wir entwickeln; mögliche Verbindungen zu Ihren bisherigen Programmen prüfen wir vorab.
Sie legen fest, welche Personen welche Dokumente und Rückmeldungen sehen dürfen. Interne Notizen bleiben von der Kommunikation mit Mandanten getrennt. Gestaltung, Benachrichtigungen und die Darstellung früherer Fassungen richten wir nach Ihrer Kanzlei aus.
Vorbereitung und Einführung
Für die Planung reichen ein anonymisierter Beispielentwurf, typische Rückmeldungen und eine Beschreibung Ihrer Freigabeabläufe. Vertrauliche Mandantendokumente sind für den ersten Austausch nicht erforderlich.
Welche Entwürfe stellen Sie Mandanten bereit, und welche Angaben sollen diese prüfen? Wir klären, wie Absätze, Anhänge oder andere Bezugspunkte für Rückmeldungen erkennbar werden.
Für den Einstieg genügt ein vereinfachtes oder anonymisiertes Beispieldokument.
Wer beantwortet Rückfragen und wer veröffentlicht neue Fassungen? Gemeinsam legen wir fest, wie offene Hinweise, geplante Änderungen und geklärte Fragen unterschieden werden.
Ihre Kanzlei bestimmt den fachlichen Bearbeitungsablauf.
Wer darf eine Version sehen und freigeben? Was bestätigt die Person damit, und welche Handlung folgt anschließend in Ihrer Kanzlei? Diese Regeln stimmen wir vor der Umsetzung ab.
Freigabe, elektronische Unterschrift und Dokumentversand sind getrennte Vorgänge.
Nennen Sie uns Ihre Programme zur Dokumentenerstellung und -verwaltung. Wir prüfen mögliche Übergaben und testen den Ablauf von der ersten Rückmeldung bis zur neuen Version und ihrer Freigabe.
Zugriffe, Versionsverlauf, Betrieb und Betreuung werden gemeinsam festgelegt.
Wählen Sie einfach den Weg, der für Sie am bequemsten ist.
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