DEMO · STEUERKANZLEIEN
Nach der Abstimmung über die Zusammenarbeit müssen Angaben ergänzt, Unterlagen geprüft und Zugänge eingerichtet werden. Mandanten und Kanzlei sehen, welche Schritte noch offen sind und wer als Nächstes handeln muss. Wir entwickeln die digitale Mandatsaufnahme für Steuerkanzleien passend zu Ihrem Aufnahmeprozess – von der Erfassung der Stammdaten bis zur geprüften Vorbereitung für den Start.
Die Zusammenarbeit ist abgestimmt, aber Kontaktdaten, Informationen zum Unternehmen oder vereinbarte Unterlagen fehlen noch. Ihr Team fordert sie in mehreren Nachrichten nach.
Ihre Kanzlei stellt für das neue Mandat die passenden Aufgaben zusammen. Mandanten ergänzen Angaben und reichen angeforderte Unterlagen beim zugehörigen Schritt ein. Private und betriebliche Mandate erhalten unterschiedliche Anforderungen.
Beispiel: Ein Unternehmen ergänzt seine Stammdaten und reicht die von der Kanzlei angeforderte Unterlage ein. Der Schritt wartet anschließend auf Prüfung.
Ein Dokument ist angekommen, aber eine Angabe fehlt oder muss korrigiert werden. Ohne klare Rückmeldung bleibt unklar, ob der Mandant noch etwas tun soll.
Mitarbeiter prüfen die eingereichten Informationen. Sie können einen Schritt bestätigen oder mit einer konkreten Rückfrage zurückgeben. Mandanten sehen die Rückmeldung und ergänzen die Angaben direkt bei dieser Aufgabe.
Beispiel: Bei einer Unternehmensangabe fehlt eine Information. Die Kanzlei fordert sie nach; nach der Ergänzung prüft sie den Schritt erneut.
Unterlagen, Zugänge und organisatorische Absprachen werden von verschiedenen Personen bearbeitet. Ein erledigter Schritt bedeutet noch nicht, dass alles für den Start bereit ist.
Der Ablauf zeigt Aufgaben für Mandanten und Kanzlei sowie die jeweiligen Zuständigkeiten. Ihr Team prüft den Gesamtstand und bestätigt die Bereitschaft zum Start erst, wenn alle erforderlichen Schritte abgeschlossen sind.
Beispiel: Der Mandant hat seine Angaben ergänzt. Die Kanzlei richtet noch den vereinbarten Zugang ein und bestätigt anschließend, dass die Vorbereitung abgeschlossen ist.
Ergänzen Sie Angaben und reichen Sie Beispielunterlagen ein. In der Kanzleiansicht prüfen Sie die Schritte, fordern Ergänzungen an und bestätigen die Vorbereitung zum Start.
Beispieldaten. Es werden keine Dateien auf einen Server übertragen, E-Mails versendet oder echte Zugänge eingerichtet. Identifikation, Vertragsunterzeichnung und Vollmachten sind separate Prozesse. Beide Beispielmandate sind nur zum Ausprobieren sichtbar. Nach dem Neuladen beginnt die Demo wieder im Ausgangszustand.
Mandanten-Onboarding für Steuerkanzleien
Nach der Zusage beginnt die Vorbereitung der Zusammenarbeit. Wir stimmen Aufgaben, benötigte Unterlagen und Prüfungen auf Ihre Mandate ab, damit beide Seiten den nächsten Schritt kennen.
Für Privatpersonen, Unternehmen und einzelne Leistungen legen wir passende Aufnahmeabläufe fest. Sie bestimmen, welche Stammdaten und Unterlagen benötigt werden. Bereits bekannte Angaben können übernommen werden, sofern die vorhandenen Systeme und Zugriffsrechte dies ermöglichen.
Sie bestimmen, wer Angaben und Dokumente prüft, Ergänzungen anfordert und den organisatorischen Start bestätigt. Eingereichte Informationen bleiben bis zur Prüfung offen. Rückmeldungen werden der jeweiligen Aufgabe zugeordnet; bei Änderungen kann eine erneute Prüfung erforderlich sein.
Ihre bestehenden Programme bleiben der Ausgangspunkt. Wir prüfen, welche Schritte bereits in Ihrem Mandantenportal abgedeckt sind und wo eine Ergänzung sinnvoll ist. Verbindungen zu Fachsoftware, Dokumentenablage oder Kontaktverwaltung hängen von verfügbaren Schnittstellen, Berechtigungen und Lizenzen ab.
Logo, Farben und Texte passen wir an Ihre Kanzlei an. Bei Bedarf ergänzen wir interne Aufgaben, Erinnerungen, Termine oder weitere Dokumentenanforderungen. Identifikation, Vertragsunterzeichnung und Vollmachten werden als eigene Prozesse geplant; die Checkliste ersetzt sie nicht.
Vorbereitung und Einführung
Für die Planung brauchen wir keine echten Mandantenakten. Ihr bisheriger Ablauf und anonymisierte Beispiele zeigen, welche Aufgaben die digitale Aufnahme unterstützen soll.
Was passiert nach der Zusage? Welche Schritte übernimmt der Mandant, welche Ihr Team? Wir halten fest, welche Aufgaben parallel möglich sind und welche eine vorherige Abstimmung oder Prüfung benötigen.
Für den Anfang: eine anonymisierte Checkliste oder ein typischer Ablauf.
Welche Informationen brauchen Sie bei privaten und betrieblichen Mandaten? Wir stimmen Pflichtangaben, Dokumentenarten und verständliche Hinweise ab. Für die Planung reichen leere Vorlagen und anonymisierte Beispiele.
Für den Anfang: zwei oder drei typische Mandatsarten und ihre Anforderungen.
Wer prüft Stammdaten und Unterlagen, richtet Zugänge ein und bestätigt die Vorbereitung? Gemeinsam legen wir Rückfragen, Benachrichtigungen und die Voraussetzungen für den Abschluss fest.
Für den Anfang: die beteiligten Rollen und ihre jeweiligen Aufgaben.
Welche Portale und Programme nutzen Sie bereits? Wir klären Dateiablage, Zugriffsrechte, Benachrichtigungen und Aufbewahrung. Eine Person aus Ihrer Kanzlei stimmt den Ablauf ab und prüft ihn vor der Einführung.
Zusätzliche Verbindungen planen wir nach Prüfung der technischen Möglichkeiten.
Wählen Sie einfach den Weg, der für Sie am bequemsten ist.
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