DEMO · STEUERKANZLEIEN
Mandanten wählen den Anlass, das Gesprächsformat und einen verfügbaren Termin. Ihre Kanzlei erhält die Angaben zur Vorbereitung und legt fest, welche Termine direkt buchbar sind. Wir entwickeln Ihre individuelle Online-Terminbuchung mit digitaler Terminverwaltung passend zu Ihren Beratungsabläufen.
Ein Mandant fragt nach einem Gespräch. Bis Anlass, Dauer und ein passender Zeitpunkt feststehen, werden mehrere Nachrichten ausgetauscht.
Die Buchung beginnt mit dem Anliegen. Je nach Terminart stehen unterschiedliche Gesprächsformate und Zeiten zur Verfügung. Neue Interessenten und bestehende Mandanten erhalten die für sie vorgesehenen Möglichkeiten.
Beispiel: Ein bestehender Mandant wählt eine Besprechung zur Buchführung und bucht ein verfügbares Videogespräch.
Ein Termin steht im Kalender, aber das Thema und die Fragen des Mandanten sind noch unklar. Ihr Team muss die Informationen zur Vorbereitung nachfordern.
Bei der Buchung werden die für die jeweilige Besprechung nötigen Informationen erfasst. Mandanten können ihr Anliegen beschreiben; die Kanzlei sieht es beim Termin. Hinweise erklären, was vor dem Gespräch vorbereitet werden sollte.
Beispiel: Vor der Besprechung seiner Steuererklärung nennt der Mandant die Frage, die er klären möchte. Die Kanzlei kann sich gezielt darauf vorbereiten.
Ein Mandant kann einen Termin nicht wahrnehmen. Die Änderung muss mitgeteilt, ein neuer Zeitpunkt gesucht und der bisherige Platz wieder freigegeben werden.
Mandanten können ihre Buchung innerhalb der festgelegten Regeln verschieben oder absagen. Beide Seiten sehen den aktuellen Termin. Frei gewordene Zeiten stehen anschließend wieder zur Verfügung.
Beispiel: Ein Mandant verschiebt sein Gespräch auf einen anderen freien Termin. Die ursprüngliche Zeit wird wieder buchbar.
Wählen Sie Anlass, Format und freie Zeit. Wechseln Sie zur Kanzleiansicht, um Buchungen anzusehen und Zeitintervalle zu sperren oder freizugeben.
Beispielwoche mit Beispieldaten. Es werden keine E-Mails versendet und keine echten Termine oder Videolinks erstellt. Die Beispielbuchungen sind zum Ausprobieren sichtbar; in einer echten Anwendung sieht jeder Mandant nur seine eigenen Termine. Nach dem Neuladen beginnt die Demo wieder im Ausgangszustand.
Terminbuchung für Steuerkanzleien
Welche Gespräche online buchbar sind, wie lange sie dauern und wer sie führt, bestimmt Ihre Kanzlei. Wir entwickeln die Terminbuchung passend zu Ihren Beratungsabläufen und den Kalendern Ihres Teams.
Wir unterscheiden zum Beispiel Kennenlernen, Besprechungen zur Steuererklärung und laufende Buchführung. Für jede Terminart stimmen wir Dauer, Gesprächsformat und benötigte Angaben ab. Neue Interessenten erhalten andere Buchungsmöglichkeiten als bestehende Mandanten. Hinweise zur Vorbereitung richten wir nach dem Gesprächsanlass aus.
Gemeinsam legen wir fest, welche Mitarbeiter welche Gespräche übernehmen und wann sie dafür verfügbar sind. Arbeitszeiten, Pausen und bei Bedarf Zeitpuffer werden berücksichtigt. Bereits belegte oder gesperrte Zeiten stehen nicht für eine weitere Buchung zur Verfügung.
Ob sich die Buchung mit Ihren bestehenden Kalendern verbinden lässt, prüfen wir anhand der eingesetzten Programme, Schnittstellen und Zugriffsrechte. Bestätigungen und Erinnerungen können ergänzt werden. Videolinks werden nur dann automatisch erstellt, wenn die gewählte Lösung das unterstützt und die Verbindung eingerichtet ist.
Logo, Farben und Darstellung passen wir an Ihre Kanzlei an. Sie bestimmen, wie weit im Voraus gebucht werden darf und bis wann ein Termin verschoben oder abgesagt werden kann. Ob eine Buchung direkt bestätigt wird oder erst eine Rückmeldung Ihres Teams erfordert, stimmen wir für die einzelnen Terminarten ab.
Vorbereitung und Einführung
Zum Einstieg brauchen wir einen Überblick über Ihre Gesprächstypen, die beteiligten Mitarbeiter und die bisherige Terminverwaltung. Gemeinsam legen wir fest, welche Buchungen Ihre Website anbieten soll und welche Regeln dafür gelten.
Welche Gespräche dürfen neue Interessenten und bestehende Mandanten buchen? Nennen Sie uns die Dauer, mögliche Formate und Angaben, die Ihr Team zur Vorbereitung benötigt.
Für den Anfang: Ihre typischen Gespräche mit Dauer und Format.
Wer führt die jeweiligen Gespräche? Wir klären Arbeitszeiten, Pausen, Abwesenheiten und benötigte Zeitpuffer. Zuständigkeiten bestimmen, welche freien Termine Besucher sehen.
Für den Anfang: ein Wochenplan und die Aufgaben der beteiligten Mitarbeiter.
Welche Kalender verwendet Ihre Kanzlei? Wie weit im Voraus darf gebucht werden, und bis wann sind Änderungen möglich? Kalenderverbindungen, Bestätigungen und Erinnerungen stimmen wir vor der Umsetzung ab.
Mögliche Schnittstellen und erforderliche Lizenzen prüfen wir anhand Ihrer Programme.
Vorhandenes Logo und Gestaltungsvorgaben helfen beim Aufbau. Eine Person aus Ihrer Kanzlei stimmt die Regeln mit uns ab. Vor dem Start testen wir Buchungen, Terminänderungen und gesperrte Zeiten aus beiden Perspektiven.
Farben, Terminarten und Aufbau des Demos sind keine feste Vorgabe.
Wählen Sie einfach den Weg, der für Sie am bequemsten ist.
Wählen Sie zuerst einen Tag und danach ein Zeitfenster.
Wir melden uns innerhalb des gewählten Zeitraums bei Ihnen.
Hinterlassen Sie Ihre Telefonnummer. Wir rufen Sie im gewählten Zeitfenster zurück.
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